Как рассчитать кейтеринг на мероприятие и не выйти за бюджет

Еда — главная головная боль любого организатора. Её либо не хватает, либо остаётся половина, а итоговая сумма оказывается заметно больше той, что была в первом предложении. Разбираем, как заранее понять бюджет и получить предсказуемый результат.

Начните с вводных, а не с меню

Прежде чем выбирать блюда, ответьте на пять вопросов. Именно от них зависит 80% сметы:

• Сколько гостей — точное число или хотя бы диапазон «от и до».
• Сколько длится событие — двухчасовой фуршет и вечер на шесть часов требуют разного объёма.
• Какой формат — кофе-брейк, фуршет, банкет или комбинация.
• Где пройдёт мероприятие — есть ли на площадке кухня, электричество, вода, лифт и зона для персонала.
• Какой бюджет — назовите сумму сразу. Так кейтеринг предложит реальный вариант, а не «идеальный».

Сколько еды нужно на одного гостя

Мы ориентируемся на выход блюд в граммах на человека. Это базовые нормы, от которых удобно отталкиваться:

• Кофе-брейк — 200–300 г еды и 2–3 напитка на гостя
• Фуршет до 3 часов — 500–700 г, это примерно 12–16 закусок на человека
• Банкет — 1000–1300 г: холодные закуски, салаты, горячее и десерт

Нормы меняются в зависимости от аудитории и времени. Вечером и после активной программы гости едят больше, на дневной деловой встрече — меньше. Если мероприятие идёт вместо обеда или ужина, закладывайте объём по верхней границе.

Из чего складывается смета

Стоимость блюд — только часть итоговой суммы. В хорошей смете каждая статья расписана отдельно:

• Меню — блюда и напитки.
• Сервис — официанты, бармены, менеджер на площадке. Обычно один официант на 15–20 гостей на фуршете и на 8–10 гостей на банкете.
• Оборудование и посуда — столы, текстиль, посуда, бокалы, мармиты.
• Логистика — доставка, монтаж и демонтаж.
• Оформление — декор столов и зоны фуршета, если он нужен.

Где можно сэкономить без потери впечатления

• Сократите количество позиций, а не порции. Восемь продуманных закусок смотрятся лучше, чем пятнадцать случайных.
• Выбирайте сезонные продукты — они вкуснее и стабильнее по цене.
• Совместите форматы. Например, фуршет вместо банкета для неформальной части вечера.
• Уточните, что уже есть на площадке — мебель и посуду иногда не нужно привозить.

Итог

Точный расчёт начинается с честных вводных: количество гостей, формат, площадка и бюджет. Дальше это работа кейтеринга — предложить меню, рассчитать объёмы и показать, из чего складывается каждая цифра в смете.