Чек-лист: что согласовать с кейтерингом до мероприятия

Большинство неприятных сюрпризов в день мероприятия — это вопросы, которые просто забыли задать заранее. Мы собрали 12 пунктов, которые стоит обсудить с кейтерингом до подписания договора.

О мероприятии

1. Точное количество гостей и дата фиксации

Уточните, до какого дня можно менять число гостей и что будет, если придёт больше или меньше людей.

2. Тайминг

Во сколько кейтеринг приезжает на площадку, когда начинается подача, сколько длится обслуживание и когда команда уезжает.

3. Особенности гостей

Вегетарианцы, аллергии, дети, гости, которые не едят определённые продукты. Хороший кейтеринг заранее предусмотрит альтернативные блюда и промаркирует их.

О площадке

4. Технические условия

Есть ли кухня или зона для подготовки, электричество нужной мощности, вода, место для хранения.

5. Логистика

Как заезжать, где разгружаться, есть ли грузовой лифт, нужен ли пропуск на машину и персонал.

6. Что предоставляет площадка

Мебель, текстиль, посуда — чтобы не платить дважды за то, что уже есть.

О меню и сервисе

7. Дегустация

Можно ли попробовать блюда заранее и входит ли это в стоимость.

8. Внешний вид подачи

Попросите фото блюд и сервировки с реальных мероприятий. Еда в день события должна выглядеть так же, как в концепции.

9. Количество персонала

Сколько будет официантов, барменов и кто будет старшим на площадке.

10. Дресс-код команды

Форма персонала должна подходить к стилю мероприятия.

О деньгах

11. Что входит в смету

Меню, сервис, доставка, оборудование, монтаж и демонтаж, уборка — каждая позиция должна быть видна отдельно. Уточните, есть ли дополнительные платежи за переработку времени.

12. Условия оплаты и отмены

Размер предоплаты, сроки финального расчёта и что происходит при переносе или отмене мероприятия.

Итог

Сохраните этот чек-лист и пройдитесь по нему перед подписанием договора. Чем больше вопросов решено заранее, тем спокойнее пройдёт день мероприятия.